एक रिपोर्ट लिखें: निर्देश, संरचना, संरचना

विषय

एक रिपोर्ट लिखना: किसी अन्य की तरह एक पाठ?
एक रिपोर्ट चेकलिस्ट लिखें: आपके पाठ की मूल संरचना
एक रिपोर्ट लिखना: जानकारी इकट्ठा करना
रिपोर्ट लिखना संरचना: कैसे आगे बढ़ें
लक्ष्य समूह
मुख्य बातें
प्रारंभिक नामवरि
थोक
मूल्यांकन
आउटलुक
रिपोर्ट का डिज़ाइन: थकान से बचें
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ऐसी नौकरियां हैं जिनके लिए कर्मचारी को कम बार ग्रंथ लिखने की आवश्यकता होती है। बहुत से लोग खुश भी होते हैं जब वे स्कूल छोड़ते समय जर्मन को एक विषय के रूप में छोड़ सकते हैं। स्कूल में आपने अभी भी किसी तरह अपना रास्ता धोखा दिया है और पेशेवर जीवन में आपको केवल व्यावसायिक ई-मेल के लिए जर्मन की आवश्यकता है। लेकिन अब आपका बॉस आपके पास आता है और प्रोजेक्ट खत्म होने के बाद आपसे पूछता है: कृपया एक रिपोर्ट लिखें। सदमे की गंभीरता - एक रिपोर्ट लिखने के लिएयह कैसे काम किया? हम आपको दिखाएंगे कि एक रिपोर्ट कैसे लिखी जाती है, आपको इसकी संरचना और संरचना के बारे में क्या पता होना चाहिए ...

एक रिपोर्ट लिखना: किसी अन्य की तरह एक पाठ?

व्यावसायिक पाठ का उद्देश्य सूचित करना और विशिष्ट करना है विचार प्रक्रियाओं का समर्थन करने के लिए. आदर्श रूप से, ऐसा पाठ पाठक की रुचि को पकड़ने और बनाए रखने का प्रबंधन करता है। यह महत्वपूर्ण है कि संदेश भेजा जाना पाठ के माध्यम से लाल धागे की तरह चलता है।

इसे इस तरह से संरचित किया जाना चाहिए जो समझने योग्य और तार्किक रूप से समझने योग्य हो। आप इसे स्पष्ट शब्दों के माध्यम से और बॉक्स वाक्यों से बचकर प्राप्त कर सकते हैं। आपको हमेशा यह विचार करने की आवश्यकता है कि आपकी रिपोर्ट किसको संबोधित है। तकनीकी शब्दों का प्रयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब उन्हें ज्ञात माना जा सके।

यह भी दृश्य तैयारी पाठ का पाठ आपको पाठ की संरचना करने और पाठक के लिए इसे विविध बनाने में मदद करता है।

एक रिपोर्ट चेकलिस्ट लिखें: आपके पाठ की मूल संरचना

संदर्भ के आधार पर, वहाँ हैं अलग अलग आकार रिपोर्टों की, उदाहरण के लिए इंटर्नशिप रिपोर्ट, पुलिस रिपोर्ट, वैज्ञानिक रिपोर्ट या समाचार पत्र रिपोर्ट।

पत्रकारिता में इसका अर्थ है समाचार or संदेशों. हालांकि, रोजमर्रा के कारोबारी जीवन में, रिपोर्ट मिनटों के लिए अपनी निष्पक्षता के समान होती है।

पता करने वाला: रिपोर्ट लिखते समय, अपने आप को अपने प्राप्तकर्ता की ओर उन्मुख करें - यदि यह किसी ऑर्डर के बारे में है, तो यह ग्राहक होगा।
अंदाज: एक रिपोर्ट के साथ आप पिछली घटनाओं का तथ्यात्मक प्रतिनिधित्व प्रदान करते हैं। आपको जरूरी चीजों पर ध्यान देना चाहिए न कि अनावश्यक रूप से अलंकृत करना। इसलिए इसे संक्षेप में और सटीक रूप से लिखा गया है। अनुभव शैली और बोलचाल की भाषा से बचना चाहिए; इसी तरह फिलर शब्द और बहुत अधिक दोहराव।
संरचना: जब आप एक रिपोर्ट लिखते हैं, तो इसे एक परिचय, एक मुख्य खंड और एक निष्कर्ष में तोड़ दें। परिचय में आपने सबसे महत्वपूर्ण परिणाम रखे, जिन्हें प्रबंधन सार के रूप में भी जाना जाता है।
सामग्री: आप तथाकथित डब्ल्यू-प्रश्नों पर स्वयं को उन्मुख करके रिपोर्ट को सामग्री से भरते हैं, अर्थात कौन क्या, कहाँ और कब शामिल था - आप इसे परिचय में संक्षेप में संबोधित करेंगे। मुख्य भाग अधिक विस्तार से बताता है कि क्या, कैसे और क्यों हुआ। अंतिम भाग में आप परिणाम और/या परिणाम बताते हैं।
उल्लेख। उद्धरण: मूल स्वर एक पाठ को ढीला करते हैं, लेकिन उन्हें पहचानने योग्य बनाया जाना चाहिए और बहुत लंबा नहीं होना चाहिए।
विज़ुअलाइज़ेशन: ग्राफिक्स, आरेख और चित्रों के साथ सामग्री का चित्रण करें।
लेखक: अपने हस्ताक्षर से स्पष्ट करें कि आप रिपोर्ट के लेखक हैं।

एक रिपोर्ट लिखना: जानकारी इकट्ठा करना

यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो आपका काम एक रिपोर्ट लिखना है। प्रोजेक्ट के अंत के बाद दर्ज करें सारांश प्रस्तुति कार्यों और प्राप्त परिणामों के बारे में। वे समय, लागत और कार्मिक व्यय के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं और भविष्य के विकास पर एक दृष्टिकोण प्रदान करते हैं।

एक प्रोजेक्ट आमतौर पर टीम वर्क होता है, इसलिए आप इसे जीतते हैं अपने कर्मचारियों से जानकारी टीम से। आप रिपोर्ट कैसे तैयार करते हैं इसका विवरण कई कारकों पर निर्भर हो सकता है। इसमें भूमिका निभाएं:

ग्राहक
प्रोजेक्ट का प्रकार
परियोजना की मात्रा
आंतरिक मानक

तो प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में एक रिपोर्ट लिखते समय क्या अपेक्षित है, ग्राहक के साथ स्पष्ट किया जाना चाहिए, क्योंकि वह है मुख्य पता है। यदि सार्वजनिक धन से अनुदान हैं, तो अनुदानकर्ता का भी इस मामले में एक कहना है।

किसी भी मामले में, सटीक विनिर्देशों को परियोजना की शुरुआत में स्पष्ट किया जाए। प्रपत्र और सामग्री के संदर्भ में ग्राहक की क्या अपेक्षाएँ हैं, रिपोर्ट को किन प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए?

यह इस बिंदु पर भी उपयोगी है एक मानक टेम्पलेट का विकासइसलिए भविष्य की रिपोर्टें उसी पैटर्न का पालन करेंगी और अगली बार अपना समय बचाएंगी।

रिपोर्ट लिखना संरचना: कैसे आगे बढ़ें

एक अन्य विकल्प मानक टेम्पलेट है, कंपनी से ही उपलब्ध पूछा जाए। जब आप रिपोर्ट लिखते हैं, तो कुछ प्रमुख बिंदु होते हैं जिन्हें आपको स्पष्ट करने की आवश्यकता होती है:

लक्ष्य समूह
रिपोर्ट किसके लिए लिखी गई है? आमतौर पर, रिपोर्ट मुख्य रूप से ग्राहक पर लक्षित होगी। तकनीकी शब्दों और तकनीकी विवरणों का संयम से प्रयोग करें। याद रखें कि रिपोर्ट सुपाठ्य होनी चाहिए, जिसका अर्थ है कि आपात स्थिति में, जो लोग सीधे तौर पर शामिल नहीं हैं, उन्हें सामग्री को समझने में सक्षम होना चाहिए।
मुख्य बातें
रिपोर्ट का विषय क्या है? एक कुरकुरा शीर्षक पहले से ही आपको उत्सुक बनाता है। उपशीर्षक पाठ की संरचना और रूपरेखा देते हैं और पाठक को एक संक्षिप्त संकेत देते हैं कि अगला पैराग्राफ किस बारे में होगा।
प्रारंभिक नामवरि
यह पाठक के लिए एक टीज़र का काम करता है, जिससे आप पाठक को मोहित कर लेते हैं। यहां उन्हें चार से छह सबसे महत्वपूर्ण सूचनाओं को संक्षेप में छूकर निम्नलिखित सामग्री से अवगत कराया जाता है।
थोक
यहां आप प्रारंभिक स्थिति, फिर परियोजना के कार्यान्वयन और फिर परिणाम प्रस्तुत करते हैं। आप अपनी रिपोर्ट के विषय पर विशिष्ट संख्याएं, डेटा और तथ्य प्रदान करके पूरी बात स्पष्ट करते हैं। फिर इसके परिणामों का वर्णन करें और भविष्य में क्या उम्मीद की जा सकती है।
मूल्यांकन
परिणामों और वर्तमान स्थिति का वर्णन करने के लिए एक रेटिंग प्रदान करें। इंगित करें कि यह किस हद तक कंपनी के लक्ष्यों के अनुरूप है या यदि आवश्यक हो तो समायोजन करने की आवश्यकता है।
आउटलुक
बताएं कि आगे किन कार्यों की योजना है और आप प्राप्तकर्ता/ग्राहक/ग्राहक से किन चरणों की अपेक्षा करते हैं।

रिपोर्ट का डिज़ाइन: थकान से बचें

रिपोर्ट लिखते समय लेआउट अलग-अलग मामलों में भिन्न होता है। वैज्ञानिक रिपोर्ट कंपनी और परियोजना रिपोर्ट के अलावा अन्य मानदंडों का पालन करती हैं। विशेष रूप से जब आपको एक परियोजना प्रबंधक के रूप में किसी ग्राहक को परिणाम प्रस्तुत करने होते हैं, तो उन्हें चाहिए उचित रूप से तैयार हो।

रिपोर्ट का वह क्षेत्र जिसमें आप वर्तमान स्थिति दिखाते हैं, तथाकथित के साथ बहुत अच्छी तरह से उपयोग किया जा सकता है प्रोजेक्ट ट्रैफिक लाइट कल्पना करें:

लाल: समस्याएं हैं, वर्तमान परिस्थितियों में नियोजित परियोजना लक्ष्यों को प्राप्त नहीं किया जा रहा है।
पीला: सब कुछ अभी भी योजना के अनुसार चल रहा है, लेकिन जोखिम भी हैं।
हरा भरा: सब कुछ निशाने पर है।

क्लिक करके सामग्री को ढीला करें अतिरिक्त जानकारी के साथ शोकेस में निर्माण। चाहे आप और तथ्य और आंकड़े या ग्राफिक्स जोड़ें - आप पाठ को अधिक पाठक-अनुकूल बनाते हैं और पाठक को थकने से रोकते हैं।

यहाँ आप उदाहरण के लिए कर सकते हैं लोगों की तस्वीरें जो रिपोर्ट में मूल उद्धरणों के साथ दिखाई देते हैं। वे एक व्यक्तिगत, अचूक नोट भी जोड़ते हैं।