कॉन्फ़्रेंस कॉल: तैयारी, लागत, मॉडरेशन पर सुझाव
विषय
- एक सम्मेलन कॉल क्या है?
- कॉन्फ़्रेंस कॉल कैसे काम करता है?
- सम्मेलन कॉल प्रदाता
- कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए विभिन्न मूल्य निर्धारण मॉडल
- कॉन्फ़्रेंस कॉल की वास्तव में क्या कीमत होती है?
- कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए आपको क्या चाहिए?
- कॉन्फ़्रेंस कॉल के साथ विशिष्ट समस्याएं
- टेल्को में त्रुटियों से कैसे बचा जा सकता है?
- मॉडरेटर के कार्य और कार्य
- एक सेल फोन के साथ एक सम्मेलन कॉल कैसे काम करता है?
एक सम्मेलन कॉल दो से अधिक लोगों के साथ पेशेवर मामलों पर आसानी से, जल्दी और सस्ते में चर्चा करने के लिए एकदम सही उपकरण है - चाहे वह परियोजनाएं हों या प्रस्तुतियां। इसके लिए बहुत अधिक तकनीकी प्रयास की आवश्यकता नहीं है। आधुनिक "टेल्को" के लिए एक साधारण टेलीफोन या सेल फोन पर्याप्त है। हालाँकि, कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए कुछ महत्वपूर्ण नियम हैं जिन पर आपको पहले से ध्यान देना चाहिए। हमारी चेकलिस्ट आपको दिखाती हैं कि कौन सी...
एक सम्मेलन कॉल क्या है?
टेलीफोन सम्मेलन या तथाकथित सम्मेलन कॉल ऐसी बैठकें हैं जहां आप केवल सुन सकते हैं लेकिन एक दूसरे को नहीं देख सकते हैं। शब्द टेलीफोन सम्मेलन - जिसे इसके संक्षिप्त नाम टेल्को या टीके के नाम से भी जाना जाता है - आमतौर पर दो से अधिक प्रतिभागियों के साथ टेलीफोन कॉल के लिए उपयोग किया जाता है। तीन से चार प्रतिभागियों के साथ, एक तीन-तरफा सम्मेलन या चार-तरफा सम्मेलन की बात करता है। प्रतिभागियों के संदर्भ में जो कुछ भी इससे आगे जाता है वह सिर्फ एक टेल्को है। इसके अलावा, टेलीफोन सम्मेलनों में कनेक्शन के प्रकार के अनुसार भेद किया जाता है:
- डायल-इन प्रक्रिया
प्रतिभागियों ने स्वतंत्र रूप से सम्मेलन में डायल किया - उपयुक्त एक्सेस डेटा से लैस - और खुद को एक पिन के साथ प्रमाणित करना होगा। - डायल-आउट प्रक्रिया
प्रतिभागियों को टेल्को प्रदाता के ऑपरेटर या आयोजक द्वारा बुलाया जाता है और सम्मेलन "लाया" जाता है। हालांकि प्रक्रिया अधिक सुविधाजनक है, यह आयोजक के लिए अधिक महंगा भी है क्योंकि वह सभी कनेक्शन शुल्क भी वहन करता है।
कॉन्फ़्रेंस कॉल कैसे काम करता है?
एक कॉन्फ़्रेंस कॉल सेट किया जा सकता है और जल्दी से कार्यान्वित किया जा सकता है। इस बीच, इंटरनेट पर कई - कुछ मामलों में मुफ्त - टेल्को प्रदाता हैं (इस पर अगले भाग में अधिक)। महान पूर्वापेक्षाओं को पूरा करने की आवश्यकता नहीं है।
एक आधुनिक टेलीफोन प्रणाली की आवश्यकता नहीं है। टेली मीटिंग के लिए एक साधारण फोन या सेल फोन की जरूरत होती है। इसलिए यदि आप तीन या अधिक प्रतिभागियों के साथ कॉन्फ़्रेंस कॉल प्रारंभ करना चाहते हैं, तो आपको केवल तीन सरल चरणों की आवश्यकता है:
- कॉन्फ़्रेंस कॉल पंजीकृत करें
कॉन्फ़्रेंस कॉल आरंभ करने के लिए, आपको चयनित प्रदाता के साथ कॉन्फ़्रेंस कॉल को पंजीकृत करना होगा। यह पंजीकरण आमतौर पर केवल एक बार आवश्यक होता है और आमतौर पर दूरसंचार प्रदाता की वेबसाइट पर पहले से ही संभव है। ऐसा करने के लिए, आपको आमतौर पर केवल एक नाम और एक ई-मेल पते की आवश्यकता होती है (मुफ्त प्रदाता इनका व्यावसायिक रूप से उपयोग कर सकते हैं) - या एक बिलिंग पता (भुगतान किए गए दूरसंचार प्रदाताओं के लिए)। - पहुंच डेटा संचार करें
आपको आमतौर पर एक तथाकथित कॉन्फ़्रेंस कॉल रूम सौंपा जाएगा। सभी प्रतिभागी बाद में इस वर्चुअल रूम में डायल कर सकते हैं। इस उद्देश्य के लिए, कॉन्फ़्रेंस कॉल रूम में दो-भाग एक्सेस डेटा कुंजी है - एक टेलीफोन नंबर (डायल-इन नंबर) और एक कॉन्फ़्रेंस पिन कोड (डायल-इन कोड, डायल-इन पिन या कॉन्फ़्रेंस पिन)। डेटा के साथ, कोई भी अपने फोन, आईफोन या अन्य स्मार्टफोन से कहीं से भी डायल कर सकता है। - कॉन्फ़्रेंस कॉल प्रारंभ करें
यदि सभी प्रतिभागियों के पास एक नंबर और पिन है, तो आप शुरू कर सकते हैं। एक समय व्यवस्थित करें, डायल इन करें और कॉन्फ़्रेंस कॉल प्रारंभ करें। आमतौर पर कमरे में प्रवेश करने में कम से कम दो प्रतिभागी लगते हैं। कुछ दूरसंचार प्रदाताओं के पास एक तथाकथित सम्मेलन नेता होता है - ज्यादातर सुरक्षा कारणों से। उसका अपना कॉन्फ़्रेंस लीडर पिन होता है और फिर वही होता है जो सभी के लिए कॉन्फ़्रेंस कॉल को सक्षम बनाता है। तब तक, बाकी प्रतिभागी अक्सर केवल होल्ड पर संगीत सुनते हैं।
सम्मेलन कॉल प्रदाता
आपके घर या ऑफिस के फोन से एक कॉल ही आपको एक दूसरे व्यक्ति से जोड़ती है। दो से अधिक प्रतिभागियों के साथ कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए, इसलिए आपको एक विशिष्ट प्रदाता या सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना चाहिए।
आप किसे चुनते हैं यह एक तरफ आपकी अपेक्षाओं या प्रदाता की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है - दूसरी ओर, निश्चित रूप से, ऑफ़र की कीमत पर। हम आपको विभिन्न प्रदाताओं से परिचित कराते हैं जिनके साथ आप कॉन्फ़्रेंस कॉल कर सकते हैं:
- जर्मन सम्मेलन कॉल
प्रदाता deutsche-telefonkonferenz.de "100% मुफ़्त कॉन्फ़्रेंस कॉल" के साथ विज्ञापन करता है। इसलिए आपको कोई अतिरिक्त शुल्क नहीं देना है, आपको केवल लैंडलाइन कॉल के लिए भुगतान करना होगा। पंजीकरण करने के बाद, आप ईमेल द्वारा एक्सेस डेटा प्राप्त करेंगे और तुरंत आरंभ कर सकते हैं। प्रतिभागियों की संख्या और सम्मेलन की अवधि असीमित है। - स्मार्टकांफ्रेंस
क्या आप नियमित मुलाकातों के लिए, ग्राहकों के साथ मीटिंग के लिए या किसी टीम में काम करने के लिए बहुत सी कॉन्फ़्रेंस कॉलों का उपयोग करते हैं? फिर आप प्रदाता SmartConference के साथ 9.90 के लिए मासिक सदस्यता ले सकते हैं। इस निश्चित कीमत पर टेल्को में अधिकतम 5 प्रतिभागी शामिल हो सकते हैं। बड़े समूहों के लिए अधिकतम 25 प्रतिभागियों के लिए अधिक महंगे टैरिफ हैं। - Whatsapp
न केवल लघु संदेश, बल्कि व्हाट्सएप के माध्यम से टेलीफोन सम्मेलन भी संभव हैं। ऐप में, आप आसानी से एक ग्रुप कॉल बना सकते हैं और अपने सात कॉन्टैक्ट्स को जोड़ सकते हैं। आसान, तेज और मुफ्त। निजी उपयोगकर्ताओं के लिए आदर्श, लेकिन कुछ कंपनियों के लिए यह संस्करण पर्याप्त पेशेवर नहीं है। इसके अलावा, आपको निश्चित रूप से सभी प्रतिभागियों से व्हाट्सएप के माध्यम से जुड़ा होना चाहिए। - स्काइप
Microsoft सेवा Skype समूह कॉल के लिए एक फ़ंक्शन भी प्रदान करता है। ऐसा करने के लिए, आपको अपने संपर्कों या खोज का उपयोग करके वांछित प्रतिभागियों को एक समूह में जोड़ना होगा। एक बार यह बन जाने के बाद, आप ग्रुप कॉल शुरू कर सकते हैं। यदि सभी प्रतिभागी Skype सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं, तो इस प्रकार की कॉन्फ़्रेंस कॉल निःशुल्क है। - दूरसंचार व्यापार सम्मेलन
ड्यूश टेलीकॉम अपनी टेलीफोन कॉन्फ्रेंस सेवा प्रदान करता है, जो साधारण टेल्को और वेब कॉन्फ्रेंसिंग दोनों को सक्षम बनाता है। बातचीत के अलावा, दस्तावेज़ भी साझा किए जा सकते हैं या प्रस्तुतियाँ दिखाई जा सकती हैं। जब उपयोग के अनुसार बिल किया जाता है, तो लागत लगभग 10 सेंट प्रति मिनट और प्रतिभागी होती है। 5 प्रतिभागियों के साथ 30 मिनट की एक कॉन्फ्रेंस कॉल की कीमत लगभग 15 यूरो होगी। लेकिन प्रतिभागियों की अलग-अलग संख्या के लिए फ्लैट रेट मॉडल भी हैं। - मीब्ली
Meeble कई बिंदुओं का विज्ञापन करता है: नि: शुल्क, कोई पंजीकरण नहीं, कोई विज्ञापन नहीं और कोई स्पैम नहीं। आपको बस अपना ई-मेल पता और एक प्रदर्शित कोड दर्ज करना है - कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए कमरा सेट किया गया है और इसका उपयोग किया जा सकता है। आपको जर्मनी, ऑस्ट्रिया और स्विट्ज़रलैंड से निःशुल्क डायल-इन नंबर प्राप्त होंगे। यदि आप सेवा का समर्थन करना चाहते हैं, तो आप स्वेच्छा से एक प्रभार्य संख्या चुन सकते हैं।
अन्य (आंशिक रूप से प्रभार्य) प्रदाता रेटिंग के बिना वर्णानुक्रम में: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, TeleMeeting, Vodafone Conferencing.de वॉयसमीटिंग, वूपला।
कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए विभिन्न मूल्य निर्धारण मॉडल
विभिन्न प्रदाताओं के बड़े चयन के बावजूद, मूल्य निर्धारण मॉडल को केवल दो श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है। उपयुक्त समाधान चुनते समय, आप इनमें से (और एक संबद्ध प्रदाता) के बीच चयन कर सकते हैं:
- उपयोग के आधार पर बिलिंग
भुगतान यहां प्रति मिनट और प्रति प्रतिभागी किया जाता है। प्रदाता यह मापते हैं कि कॉन्फ़्रेंस कॉल में कितने प्रतिभागियों को डायल किया गया था और कितने समय के लिए। उल्लिखित टैरिफ से गुणा करने पर, यह चालान राशि में परिणत होता है। - सदस्यता के साथ फ्लैट दर
कॉन्फ़्रेंस कॉल में खर्च करने के लिए एक निश्चित कीमत जितनी बार और जब तक आप चाहें। सदस्यता मूल्य की राशि प्रतिभागियों की संख्या पर आधारित होती है। अधिकतम 7 उपयोगकर्ताओं के साथ कॉल के लिए प्रति माह लगभग 10 यूरो।
यह तय करना सबसे अच्छा है कि आपके लिए कौन सा विकल्प सार्थक है। लंबी अवधि के साथ बार-बार टेलीफोन सम्मेलन और पहले संस्करण में कई प्रतिभागी काफी अधिक महंगे हैं। दूसरी ओर, यदि आप शायद ही कभी आपको छोटे समूहों में टेल्को में आमंत्रित करते हैं, तो आप फ्लैट दर के साथ बहुत अधिक भुगतान कर रहे होंगे।
कॉन्फ़्रेंस कॉल की वास्तव में क्या कीमत होती है?
कई प्रदाता विज्ञापन देते हैं कि उनकी कॉन्फ़्रेंस कॉल मुफ़्त हैं - करीब से निरीक्षण करने पर यह पूरी तरह से सच नहीं है: या तो प्रतिभागियों की संख्या पर प्रतिबंध हैं या पहला कदम - पंजीकरण - मुफ़्त है। यहां तक कि अगर कोई संविदात्मक दायित्व या मासिक लागत नहीं है, तो आम तौर पर कॉन्फ़्रेंस कॉल के दौरान टॉक टाइम के लिए प्रति मिनट कम शुल्क होते हैं।
कौन सी लागत आती है, इस पर भी निर्भर करता है कि संबंधित ग्राहक नेटवर्क में अपना रास्ता कहां से डायल करते हैं। एक नियम के रूप में, प्रत्येक प्रतिभागी जर्मन लैंडलाइन नेटवर्क को कनेक्शन लागत का भुगतान करता है। ये संबंधित टेलीफोन प्रदाता पर निर्भर करते हैं: यदि आपके पास जर्मन लैंडलाइन नेटवर्क में एक समान दर है, तो आपको कोई अलग शुल्क नहीं देना होगा;
हालांकि, विदेश के प्रतिभागी जिनके पास जर्मन लैंडलाइन नेटवर्क के लिए विशेष शर्तें नहीं हैं, वे भी बोधगम्य हैं। प्रदाता के आधार पर, सम्मेलन के नेता के पास सभी के लिए टेलीफोन सम्मेलन शुल्क मानने का विकल्प भी है। ऐसे मामलों में, संबंधित सदस्यता को निकाल लिया जाता है।
कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए आपको क्या चाहिए?
इससे पहले कि आप सही कॉन्फ़्रेंस कॉल प्रदाता का चयन करें, आपको कॉन्फ़्रेंस कॉल के बारे में कुछ औपचारिक विचार करना चाहिए। इन मानदंडों का प्रदाता की पसंद और इस प्रकार कॉन्फ्रेंस कॉल की लागत पर प्रभाव पड़ता है:
- प्रतिभागियों की संख्या: टेल्को में कितने प्रतिभागी भाग लेते हैं?
- मूल: क्या विदेश से कॉल करने वाले डायल इन करते हैं?
- लागत: कोई कॉन्फ़्रेंस कॉल शुल्क कौन देता है?
- अतिरिक्त प्रकार्य: क्या आपको वेब नियंत्रण (समानांतर प्रस्तुतियों के लिए) या रिकॉर्डिंग फ़ंक्शन जैसी सेवाओं की आवश्यकता है?
एक नियम के रूप में, मानकीकृत सम्मेलन कॉल और प्रदाता अधिकतम दस प्रतिभागियों के लिए पर्याप्त हैं। फिर भी, आपको कॉल करने वालों की अंतर्राष्ट्रीयता और प्रतिभागियों की संख्या की सीमा पर विशेष ध्यान देना चाहिए, अन्यथा यह जल्दी से महंगा हो सकता है।
कॉन्फ़्रेंस कॉल के साथ विशिष्ट समस्याएं
सरल तकनीक के बावजूद, कॉन्फ्रेंस कॉल में चीजें गलत हो सकती हैं। आम समस्याओं में शामिल हैं:
- डायलिंग कठिनाइयाँ
कॉन्फ़्रेंस कॉल में अक्सर कम से कम एक व्यक्ति ऐसा होता है जो डायल इन करने में विफल रहता है - या तो क्योंकि एक्सेस डेटा गलत है (या गलत तरीके से नोट किया गया था) या क्योंकि उपयोग किया गया सॉफ़्टवेयर (उदाहरण के लिए स्काइप के साथ) पुराना है। - संबंध
कोई भी इसके बारे में कुछ नहीं कर सकता है, लेकिन यह कष्टप्रद होता है जब प्रतिभागी बार-बार कॉन्फ्रेंस कॉल से बाहर निकलते हैं और खराब (रेडियो) कनेक्शन के कारण फिर से डायल करना पड़ता है, उदाहरण के लिए। - पृष्ठभूमि शोर
यदि प्रतिभागी पृष्ठभूमि में संगीत सुन रहे हैं, खिड़की खुली है या प्रतिभागी कार्यालय में किसी अन्य व्यक्ति से बात करते समय म्यूट बटन दबाना भूल गए हैं, तो यह अत्यंत कष्टप्रद है। - भाषण अनुशासन
क्योंकि कोई भी एक दूसरे को नहीं देखता है, कोई गैर-मौखिक संचार नहीं है जो संकेत देता है, उदाहरण के लिए, अगली मंजिल किसके पास होगी। प्रभाव: यह समन्वय करना कठिन है कि कौन कब बोलता है। या तो सभी एक ही समय में एक प्रश्न का उत्तर देते हैं या कोई नहीं। - प्रारंभिक
आप उपस्थित सभी को नमस्कार करते हैं। वे बताते हैं कि टेल्को क्यों हो रहा है और आगे के पाठ्यक्रम में इसके बारे में क्या होगा। - प्रतिभागियों का परिचय
यदि यह एक नियमित सम्मेलन कॉल नहीं है या यदि नए प्रतिभागी हैं, तो आपको चर्चा के लिए एक सुखद माहौल बनाने के लिए सभी को एक-दूसरे से मिलवाना चाहिए। - समन्वय
आपका मुख्य कार्य व्यक्तिगत भाषणों का समन्वय करना और चर्चा को संचालित करना है। प्रतिभागियों को मंजिल देना (और निकालना) सबसे आसान काम है। - समय
घड़ी पर नजर रखें ताकि कॉन्फ्रेंस कॉल का समय पार न हो। सुनिश्चित करें कि एजेंडा के माध्यम से भी काम किया जाता है। - सारांश
मॉडरेटर कॉन्फ़्रेंस कॉल बंद कर देता है। अंत में, आपको परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए, अगले चरणों की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए और इंगित करना चाहिए कि अगली बैठक कब होगी।
टेल्को में त्रुटियों से कैसे बचा जा सकता है?
नीचे हम आपको एक पीडीएफ दस्तावेज़ भी प्रदान करते हैं जिसे आप नि:शुल्क डाउनलोड कर सकते हैं, जिसमें टेलीफोन सम्मेलनों को तैयार करने और आयोजित करने के लिए कई युक्तियां शामिल हैं। यह कष्टप्रद दुर्घटनाओं से बचाएगा और सम्मेलन कॉल की सफलता में योगदान देगा।
त्रुटियों से बचने के लिए डाउनलोड करें
मॉडरेटर के कार्य और कार्य
मॉडरेटर के रूप में, कॉन्फ़्रेंस कॉल के दौरान आपकी एक विशेष भूमिका होती है। वे बात करने के लिए आदेश लाते हैं। आप निम्नलिखित कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं:
एक सेल फोन के साथ एक सम्मेलन कॉल कैसे काम करता है?
सिद्धांत रूप में, सेल फोन या आईफोन के साथ कॉन्फ़्रेंस कॉल दूसरों की तुलना में अलग तरीके से काम नहीं करते हैं। इन सबसे ऊपर, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके सेल फोन में पर्याप्त बैटरी लाइफ हो - स्मार्टफोन पर लंबी कॉल अक्सर पूरी तरह से ऊर्जा के गूढ़ होते हैं। आपको पहले से यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके मोबाइल फोन अनुबंध में लैंडलाइन नेटवर्क के लिए एक समान दर शामिल है। कॉन्फ़्रेंस कॉल को वास्तव में आपके लिए निःशुल्क रखने का यही एकमात्र तरीका है।
एक सेल फोन के साथ एक सम्मेलन कॉल के दौरान व्हाट्सएप मैसेंजर सेवा जैसे ऐप्स की विशेष रूप से अनुशंसा की जाती है। एक आईफोन के उपयोगकर्ता और एंड्रॉइड स्मार्टफोन के मालिक दोनों अतिरिक्त ऐप्स के बिना आसानी से कर सकते हैं, क्योंकि उनके मोबाइल फोन में आमतौर पर यह फ़ंक्शन पहले से ही शामिल होता है। सिद्धांत समान है: सबसे पहले आपको किसी ऐसे व्यक्ति को कॉल करना होगा जिसे आपका कॉल लेना है ताकि एक प्लस चिह्न के साथ एक टेलीफोन प्रतीक के माध्यम से और प्रतिभागियों को जोड़ने में सक्षम हो सकें। कृपया ध्यान दें: सभी प्रतिभागियों को अपने मोबाइल फोन में सहेजा जाना चाहिए। इसके अलावा, आपके द्वारा हैंग किए जाने पर कॉन्फ़्रेंस कॉल डिस्कनेक्ट हो जाती है।
